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渡辺寛士公式ブログ

(これは楽…)社内マニュアルを作る方法

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■社内マニュアルを作るのは面倒くさい!
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売上を伸ばしていくためには、社長がどれだけ

「売上に貢献する仕事」

これに時間を使えるかが大事です。

とくに一定の売上、具体的にいえば人を雇うレベルになると、この問題をクリアできないと

『頑張っているのに売上が伸びない』

という状態になってしまいます。

だからこそ、僕もコンサルの場では

「重要なタスクに専念するためにも、これは人に任せたほうがいいと思いませんか?」

とか、

「新しく来た人がすぐ戦力になるよう、社内でマニュアルを作ったほうがいいのでは?」

という提案をさせてもらうことが多いのですが、社長の心の声…

いや、不満のあまり実際に外に漏れてしまっている本音は、

「自分の仕事も忙しのに、それに加えて細かいマニュアルを作れと?
必要なのはわかるけど、ハッキリ言って直接教えたほうが早いっしょ」

だいたいこんな感じ(笑)。

もちろん、社内マニュアルを作るのが面倒なのは僕も同じです。

なので、コンサルの場でも

「事務員さんに今やってるタスクを記録してもらいましょう」

くらいしか言えなかったのですが、事務員さんだって人間ですから、嫌な作業はやりたくない。

その結果、いつまでも社長がお金を生まない仕事を頑張ることになる。。

『この問題、何とかならんものかね…』

と長いこと考えていたのですが、最近、ついにわたサポも事業拡大にともない、
リモートの事務代行サービスではできない業務が発生してしまいました。

将来に向けて大きな絵も描いていたので

良いタイミングだ!

と事務所の移転と採用の準備をはじめ、新しく仲間になる人たちに見てもらう「マニュアル」を僕が作成することに。

とりあえずタスクの洗い出しが終わったのですが、このタスクを1つ1つ記録するのか…と思うと、

め・ん・ど・く・せー!

という言葉しか出てきません(笑)

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■なべすけチャンネルで全てを解決!
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タスクを1つ1つ、マニュアルに落とし込む。

くそ面倒な作業ですが、やらないと将来、同じことを何回も新しく来た人に教えることになります。

付き合いが長い方はご存知の通り、僕はかなりの飽き性です。

同じこと、しかも生産性ゼロのタスクを2回、3回とやらされれば発狂するでしょう。

そして、ストレスから「今日飲みにいくぞ!」と家族を飲みに誘い、

「あんたダイエットしてるんじゃないの?」

と奥さんに言われてションボリするのも目に見えています。

なので、本格的に対策を考えて試行錯誤した結果、ついに!

1番しっくり来る解決方法を発見しました。

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①.「なべすけ○○○@gmail.com」というGメールアドレスを取得

②.①で取得したアドレスを社内で共有。

③.自分で解説しながら、事務作業を画面キャプチャしてYouTubeに非公開でアップ

④.新しく来た人には、YouTubeで検索しながら仕事を覚えてもらう

⑤.不備があれば質問がくるので優しく教える。
そして、質問した人に改良版の動画をキャプチャしてアップしてもらう。

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これ、めちゃくちゃ楽です。マジで楽。いや、マジで(笑)

僕のタスクは
「バンディカム」というソフトを使って、事務作業を解説しながら
1回だけ自分でやり、それをYouTubeにアップするだけ。

たとえば請求書の発行なら、新しく来た人は「なべすけチャンネル」で

「請求書の発行方法」と検索すれば、動画でやり方を見ながら実行できます。

さらに、ポイントは⑤です。

動画に不備があって質問してくる人がいたら、説明したあとに

「今教えたことを、作業するときに録画してアップしておいてください」

といえば、自分はノータッチでマニュアルを改良できます。

改良前の動画と、新しい動画の編集方法もYouTubeにアップしているので、
説明する手間もありません。

ちなみに、パソコン作業じゃなくてもスマホのカメラで撮影すれば全ての作業で同じようにできます。

きっと、現場の職人用にも使えるでしょう。

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■社長の時間は重要なタスクのみに使う
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これ、個人的にはかなりインパクトのある発見でした。

あなたの会社で、売上にもっとも貢献している人は誰?

そう聞かれれば、答えはきっと“あなた”のはずです。

でも、そのあなたは、売上に繋がる仕事を月に何時間できていますか?
と聞かれ、面倒だけど手帳にタスクごとにかかった時間を記録した人は全員、
「マジで?」とビックリするような結果がでています。

なので、もし、あなたがこれを読んで思うところがあったなら、

ぜひ、自分の仕事の一部を他の方に任せてみてください。

長い目で見れば、きっと、会社が大きく変わるきっかけになると思います。

 

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